Die mit dem Schulbesuch verbundenen Termine und die adressatenbezogenen Befragungen (insofern diese nicht in der Vorphase stattgefunden haben oder die Vorphase länger zurückliegt) werden mitgeteilt.

Im Schulportfolio Teil II stellt die Schule ihre Dokumente zusammen. Die Schulen reichen folgende verpflichtende Dokumentensätze ein:

• Schulprojekt
• Schulentwicklungsplan (aktueller Stand)
• Schulinternes Curriculum (aktueller Stand)
• Schulinterne Vereinbarungen zur formativen und normativen Leistungsermittlung und –bewertung (Leistungskonzept)
• Weiterbildungskonzept der Schule

Hinzu kommen noch Organisationshilfen wie Stunden- und Raumpläne und die erforderlichen Angaben zur Erstellung der Befragungen. Die Schule hat die Möglichkeit, zusätzliche Dokumente/Konzepte einzureichen.

In einem Planungsgespräch vor Ort klärt ein Mitglied der Externen Evaluation mit der Schulleitung die notwendigen Absprachen für die Schulbesuchstage (Zeiten, Organisation, Raumfragen etc.).  In einer Informationsveranstaltung für die Schulgemeinschaft werden Ziele, Inhalte und der Ablauf der externen Evaluation vorgestellt.

Wenn terminlich möglich, werden am Tag des Planungsgesprächs ein Schulrundgang, ein Interview mit dem Schulträger und u.a. eine Informationsveranstaltung für die Schulgemeinschaft durchgeführt. Ein Schulrundgang findet nur dann statt, wenn die damit zusammenhängenden Kriterien (3.7.1.1 und 3.7.1.2) im Abstimmungsgespräch als ergänzende Kriterien hinzugewählt wurden.

Während der Schulbesuchsphase, die in der Regel drei bis fünf Tage dauert, führt das Evaluationsteam leitfadengestützte Interviews mit den am Schulleben beteiligten Personengruppen (Schülerinnen und Schüler, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Eltern/Erziehungsberechtigte, Kollegium, Schulleitung und ggf. duale Partner) durch.

Schwerpunkt des mehrtägigen Schulbesuchs sind die Unterrichtsbeobachtungen. Das Team der Externen Evaluation gewinnt konkrete Einblicke in die praktische Umsetzung schulischer Unterrichtskonzepte und hält die Ergebnisse der jeweils 20-minütigen Einsichtnahme in einem standardisierten Unterrichtsbeobachtungsbogen (UBB) fest. Mindestens 50 % des Kollegiums (ohne die Lehrkräfte für den konfessionsgebundenen Religionsunterricht) werden in ihrem Unterricht besucht. An kleinen Schulen beträgt die Zahl der Unterrichtsbeobachtungen mindestens 20. Die Unterrichtsbeobachtungen dienen nicht der Bewertung der einzelnen Lehrkraft/Kindergärtnerin/des einzelnen Kindergärtners. Sie geben Aufschluss über die Qualität des Unterrichts an der Schule auf systemischer Ebene. Grundlage sind die Indikatoren und Kriterien des Unterrichtsbeobachtungsbogens.

Zeitnah zum letzten Tag des Schulbesuchs gibt das Evaluationsteam zunächst der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter und anschließend dem Kollegium, dem Vertreter des Schulträgers, der Schulinspektion und ggf. der Schulentwicklungsberatung (falls bereits an der Schule tätig oder von ihr angefordert) eine datengestützte mündliche Rückmeldung zu den Ergebnissen. Die Resultate der Unterrichtsbeobachtungen werden einer systemischen Selbsteinschätzung des unterrichtenden Personals gegenübergestellt.

Die Verschriftlichung der Ergebnisse erfolgt in Form des Evaluationsberichts.

Etwa sechs Wochen nach dem Berichtsentwurf lädt die Schule zu einer fakultativen schulentwicklungsorientierten Feedbackkonferenz, die der verbesserten Nachhaltigkeit des Verfahrens und der weiteren Zielführung dient, ein. Die Teilnehmerzahl sollte 12 Personen nicht überschreiten. Gegebenenfalls nimmt auch die Schulentwicklungsberaterin an diesem Treffen teil. Zur Vorbereitung steht das Dokument „Änderungsprotokoll zum Berichtsentwurf “ zur Verfügung, das dem Team der Externen Evaluation eine Woche vor der Feedbackkonferenz ausgefüllt zugesandt wird.

Nach Erhalt des Evaluationsberichts ist es Aufgabe der Schulleitung, ihn allen Gremien in der Schule innerhalb von vier Schulwochen zur Verfügung zu stellen und zeitnah Möglichkeiten zur innerschulischen Diskussion bzw. Maßnahmenplanung zu geben. Im Anschluss daran legt die Schule verbindliche Schritte und Planungen zur weiteren Schul- und Unterrichtsentwicklung in einem Schulentwicklungsplan fest. Diesen Schulentwicklungsplan sendet die Schulleitung sechs Monate nach Erhalt des Evaluationsberichts der Leiterin bzw. dem Leiter der Schulinspektion und Schulentwicklungsberatung sowie dem Team der Externen Evaluation in digitaler Form zu.