Wurde eine Schule zur Externen Evaluation ausgewählt, wird das Verfahren durch eine schriftliche Erstinformation durch das Evaluationsteam eingeleitet. Diese Information wird gleichzeitig an die Schule, die Schulinspektion und den Schulträger versandt. Durch das Evaluationsteam wird ein Schulportfolio bereitgestellt, das aus einem Teil I für die Vorphase sowie einem umfangreicheren Teil II (Basisportfolio) für die Hauptphase besteht.

Im Vorgespräch geht es um die Klärung von Fragen zum Verfahren der Externen Evaluation und um die inhaltliche Vorbereitung der schulischen Gruppen auf das Abstimmungsgespräch, dem Kern der Vorphase der externen Evaluation.

Es gilt, den Schülerinnen und Schülern, den Erziehungsberechtigten, dem Kollegium sowie ggf. den weiteren schulischen Akteuren die Möglichkeit zu geben, im Abstimmungsgespräch ihre Sicht auf den schulischen Entwicklungsstand einbringen zu können. Damit ist gemeint, dass Stellvertreterinnen/Stellvertreter aller schulischen Gruppen, die für sie jeweils spezifischen Themen und Fragestellungen in Bezug auf ihre Schule vorbringen können. Die inhaltliche Vorbereitung auf das Abstimmungsgespräch erfolgt in der Regel über adressatenbezogene Fragebögen, über deren Auswertung diese Themen und Fragestellungen ermittelt werden können.

Im Abstimmungsgespräch wird vereinbart, auf welcher Grundlage das Evaluationsteam ggf.  datenbasierte und kriteriengestützte Rückmeldungen zu den von der Schule gewünschten Themen- und Fragestellungen im Rahmen des Orientierungsrahmens Schulqualität geben kann. Die Schule sollte dabei auch ihre aktuellen schulischen Entwicklungsvorhaben (z.B. Weiterentwicklung des Konzeptes zur Leistungsermittlung und -bewertung, Umgang mit Konflikten während der Pausenzeiten, Umgang mit Heterogenität, Einsatz der Neuen Medien…) bzw.  schulinterne Evaluationen berücksichtigen.

Die Schulleitung informiert die schulischen Gruppen über das Verfahren der Externen Evaluation und stellt eine zielorientierte Vorbereitung auf das Abstimmungsgespräch sicher. Dazu kann sie die im Vorgespräch vom Evaluationsteam bereitgestellten adressatenbezogenen Fragebögen einsetzen. Die schulischen Gruppen formulieren ihre Anliegen und Interessen bezüglich der Evaluation, um sie im Abstimmungsgespräch selbst vorzutragen. Mögliche unterschiedliche Sichtweisen werden berücksichtigt.

Zur inhaltlichen Vorbereitung auf das Abstimmungsgespräch schickt die Schule dem Evaluationsteam zu einem vereinbarten Termin:

• das bearbeitete Schulportfolio Teil I
• die erforderlichen Angaben zur Erstellung der Befragungen
• ihr Schulprojekt
• den aktuellen Schulentwicklungsplan

Etwa neun Schulwochen nach dem Vorgespräch findet das Abstimmungsgespräch statt. Ziel des Abstimmungsgespräches ist die gemeinsame Vereinbarung der zu ergänzenden Evaluationskriterien im Hinblick auf die Erstellung eines schulspezifischen Prüftableaus. Dabei ist handlungsleitend zu prüfen, zu welchen Fragestellungen für die Schule eine externe Rückmeldung wichtig ist, um ihre eigenverantwortliche Schulentwicklung bestmöglich zu gestalten. Das schulspezifische Prüftableau besteht aus den verpflichtenden Kriterien und den von der Schule gewählten ergänzenden Kriterien. Des Weiteren erfolgt die Vereinbarung zum Durchführungszeitraum der Hauptphase mit den Schulbesuchstagen.

Bis zur Hauptphase finden ggf. eigenverantwortliche Unterrichts- und Schulentwicklungsprozesse statt, die durch interne Evaluationen begleitet werden. Dabei kann die Schule von unterschiedlichen Partnern (Schulentwicklungsberatung, Fachberatung an der AHS, Kaleido, Kompetenzzentrum usw.) durch verschiedene Weiterbildungsangebote unterstützt werden.